Politique en matière de protection des renseignements personnels

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Systèmes d'information de ClearNeed Inc. reconnait l'importance de la protection de la vie privée et de la sensibilité des renseignements personnels. Pour ces raisons nous avons créé la politique en matière de protection des renseignements personnels suivante. (La politique) La politique en matière de protection des renseignements personnels démontre comment nous gérons les renseignements personnels, les situations où ces renseignements personnels sont utilisés et comment nous protégeons la vie privée.

Vos droits à la vie privée

Depuis le 1er janvier 2004, toutes les entreprises faisant affaire dans le domaine commercial doivent se conformer avec la loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, et l'association canadienne des normes de code type sur la protection des renseignements personnels, qui les incorporent. Ces obligations s'appliquent aussi à notre compagnie et la loi vous donne, nos sociétés affiliées, certains droits concernant la protection de vos renseignements personnels.

Systèmes d'information de ClearNeed Inc. est responsable d'assurer la protection des renseignements personnels que nous recueillons et sauvegardons. Pour assurer la responsabilité, nous avons développé cette politique et notre personnel a aussi suivi une formation sur toutes nos politiques et nos pratiques.

Un aperçu

1. Qu'est-ce que cette politique couvre

La présente politique couvre la façon dont nous nous y prenons pour recueillir vos renseignements personnels.

2. Raisons pour recueillir les renseignements personnels

Notre compagnie recueille les renseignements personnels pour les raisons limitées suivantes :
pour évaluer nos sociétés affiliées ou des agences clientes potentielles
pour assurer une bonne performance des différents services

3. Comment est-ce que nous recueillons vos renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements personnels seulement de façon légitime et raisonnable qui n'est facilement pas atteinte. Dès le commencement de notre relation d'affaire, quand c'est possible, nous recueillons vos renseignements personnels de vous-mêmes, nos sociétés affiliées. Nous recueillons aussi pour vous les renseignements personnels de vos clients durant la performance de différents services.

4. Comment est-ce que les renseignements personnels sont maintenus?

Notre compagnie ne vend pas, n'échange pas ou ne divulgue pas vos renseignements personnels à des tiers partis. Comme par exemple, nous ne fournissons pas à d'autres compagnies les listes d'adresses postales de nos sociétés affiliées.

L'application du Code

Systèmes d'information de ClearNeed Inc. applique les dix principes du code suivants :

1. Responsabilité

Notre compagnie est responsable d'assurer la protection des renseignements personnels que nous recueillons et qui sont sous notre contrôle. Pour remplir cette responsabilité :

nous avons désignés des officiers qui sont responsables du maintien et contrôle des renseignements personnels
notre personnel supervise la conformité avec les termes de cette politique
notre compagnie a pris les mesures suivantes pour assuré la conformité avec cette politique :
en développant des procédures pour protéger les renseignements personnels
en développant des procédures pour recevoir et répondre à des plaintes ou des demandes de renseignements
en fournissant la formation nécessaire à notre personnel pour les politiques et les pratiques concernant les renseignements personnels
en développant et distribuant à notre personnel l'information expliquant nos politiques et procédures respectant les renseignements personnels, et en ayant cette information disponible sur demande à nos clients

2. Raisons pour identification

Notre compagnie est dédiée à la franchise pour ce qui est de la collecte et l'utilisation des renseignements personnels. Comme mentionné au paragraphe précédent, nous recueillons et utilisons les renseignements personnels pour les raisons limitées suivantes :

pour évaluer des sociétés ou des agences clientes potentielles
pour assurer la bonne performance des différents services

Pour démontrer cette franchise, nous requérons le consentement de nos sociétés affiliées avant d'utiliser leurs renseignements personnels, pour aucune autre raison que celles originalement recueillies.

Si tout individu désire être avisé concernant les renseignements personnels que nous avons en relation avec cet individu, il est avisé de suivre les procédures sur la liste qui est à la fin de ce document.

3. Consentement

Dans la plupart des cas, nous vous demanderons de donner votre consentement spécifiquement, si nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels. Normalement, nous vous demandons pour votre consentement, par écrit mais dans certaines circonstances, on pourrait accepter votre consentement oralement. La compagnie divulguera vos renseignements personnels, sans avertissement, seulement dans les situations énumérées dans la section 5 au bas de la page.

4. Limite de la collecte des renseignements personnels

Notre compagnie limite la collecte des renseignements personnels seulement quand l'information est nécessaire pour les raisons limitées et mentionnées dans le paragraphe précédent. Nous sommes engagés à recueillir les renseignements personnels d'une manière juste, honnête et légale.

Pour cette raison, notre compagnie ne recueille pas les renseignements personnels indiscriminatoirement. Nous recueillons les renseignements personnels pour les raisons d'identification nommées ici plus haut, et pour aucune autre raison.

5. Utilisation limitée, révélation et rétention

Notre compagnie n'utilise pas les renseignements personnels pour d'autres raisons que celles qui avaient originalement été stipulées, à moins d'avoir le consentement original de la personne de qui les renseignements personnels ont été reçus.

Davantage, Systèmes d'information de ClearNeed Inc. divulguera seulement vos renseignements personnels ou les renseignements personnels de vos clients obtenus durant la performance des différents services que nous offrons, sous les circonstances suivantes :

quand nous avons l'obligation ou autorisation légale de le faire, comme par exemple un ordre de la cour
quand vous avez consentis à révéler ces renseignements personnels
quand cela est nécessaire pour établir ou percevoir les honoraires
si les renseignements personnels sont déjà du domaine public

Nous gardons les renseignements personnels en notre possession aussi longtemps qu'il est nécessaire et seulement pour arriver aux fins originalement convenues.

6. Exactitude

Parce que nous utilisons les renseignements personnels pour évaluer des agence clientes potentielles et que nous pourrions les utiliser pour maintenir nos sociétés affiliées courantes, il est important que ces renseignements personnels soient exacts et à jour. Si durant la durée de notre relation d'affaires vos renseignements personnels changent, SVP nous informer de ces changements et nous mettrons nos dossiers à jour en conséquence. Si durant le cours de fournir nos services pour votre compagnie, des renseignements personnels sont trouvés inexacts, nous communiquerons avec vous pour toutes corrections jugées nécessaires.

Vous pouvez confirmer l'exactitude de vos renseignements personnels en communicant avec nous par écrit à l'adresse fournie à la fin de ce document.

7. Sauvegardes

Notre compagnie prend toutes les précautions nécessaires pour assurer que les renseignements personnels soient gardés en toute sécurité pour prévenir la perte, l'accès non-autorisé, les modifications et la divulgation. Parmi les étapes suivantes qui sont prises pour protéger ces renseignements personnels :

sécurité d'établissement
accès restreint aux dossiers de renseignements personnels
base de données sécurisée
copies originales des renseignements personnels des sociétés affiliées gardées en sécurité avec accès restreint
déchiquetage des documents confidentiels

Nous assurons aussi que tous nos employés qui font affaires avec les renseignements personnels ont reçu la formation nécessaire et sont au courant des mesures appropriées requises pour protéger les renseignements personnels.

8. Franchise

Notre compagnie rend l'information à propos des ses politiques et des ses pratiques en matière de collection et de maintien des renseignements personnels disponible à tous les partis intéressés.

Il nous fait plaisir de répondre à toute question que vous avez concernant la collection et le maintien des renseignements personnels. SVP nous faire parvenir par écrit toutes vos questions à l'adresse fournie à la fin de ce document.

9. Accès individuel aux renseignements personnels

Vous pouvez demander accès à vos renseignements personnels que nous avons recueillis, cependant, nous réservons le droit de confirmer l'identité des personnes cherchant avoir accès à ces renseignements personnels avant de répondre à toute demande d'information.

Vos droits d'avoir accès à vos renseignements personnels ne sont pas absolus. Nous pourrions refuser l'accès quand :
le refus d'accès est requis ou autorisé légalement
les renseignements personnels sont en relation avec des intentions existantes ou anticipées de procès légal contre vous
quand vous donner accès aurait un impact non raisonnable pour la vie privée de d'autres personnes
quand le faire serait une négociation préjugée avec vous
pour protéger les droits et les propriétés de notre compagnie
quand la demande est frivole et vexatoire

Si nous refusons votre demande d'accéder à vos renseignements personnels nous vous ferons parvenir pas écrit les raisons pour ce refus.

10. Conformité et plaintes

Notre compagnie a désigné des officiers responsables pour les opérations journalières et le contrôle des renseignements personnels. Ces officiers recevrons et répondrons à toutes les demandes d'information sur nos politiques en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels, et à propos des renseignements personnels que nous retenons et dont nous avons le contrôle.

Nous ferons une enquête sur toute plainte que nous recevons et nous répondrons dans une période de temps appropriée. Si toute plainte est trouvée comme justifiée, nous prendrons les mesures justifiées pour rectifier ce problème et amener une satisfaction au plaintif.

Comment accéder ou modifier vos renseignements personnels

Si vous avez des questions, ou vous désirez avoir accès à vos renseignements personnels, SVP écrire à notre gestionnaire de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :

Box 3128, Hamilton, Ontario, L8H 7K6

Si vous n'êtes pas satisfait avec les résultats, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut être rejoint au:

112 rue Kent, Place de Ville, Tour B, 3e Étage, Ottawa, Ontario, K1A 1H3 1-800-282-1376